交流会というと、あまり深い仲でない人との交流を深め、新たなコミュニティをつくるために行うことが多いかと思います。
そんなコミュニティを広げるための場を設けたいと考えている方に向けて、今回はケータリングを利用して開催する交流会について、会場選びのポイントをご紹介します。
交流会会場の場所選びのポイント
まず、場所の選び方のポイントですが、大きく分けて3つあります。
今回は〈参加者のニーズや交流会の目的に合わせること〉、〈立地〉、〈設備の充実〉をポイントとして挙げます。
＊参加者のニーズや交流会の目的に合わせる
1つ目は、参加者のニーズや交流会の目的に合わせて考えることです。
例えば、
・比較的年齢層が高めの交流会なら落ち着いた雰囲気のあるホテルの宴会場を選ぶ
・初対面の人が多くコミュニケーションを取ることを目的とした交流会なら、大きめの会場で動き回わることができてたくさんの人と話せるイベントホールを使う
・若い人が多く、カジュアルに、そして少しオシャレな雰囲気で行いたい場合は式場を使う
など、交流会の年齢層と目的に合わせた会場を選ぶようにしましょう。
また、この際に予算にも目を配ることが大切です。
参加者の中には、「参加費が高いから不参加にしようかな」と思う人もいらっしゃいます。
参加者側の期待としては、なるべく予算を抑えて、かつクオリティの高い交流会を期待していると考えるのが一般的です。
そうした参加者にも満足してもらえるように、あまりにも費用の高い会場を選択するのはなるべく避けるようにした方がいいかもしれません。
＊立地
2つ目は立地です。
わかりやすく、公共交通機関でのアクセスが楽なところを選ぶことをおすすめします。
交流会は初対面の人も多く、不安を抱えながら来る人も中にはいらっしゃるでしょう。
少しでも不安や緊張を取り除くためにも、駅から近い、徒歩で移動できて目立つような場所を選ぶのが良いでしょう。
道中で参加者同士が交流会前に知り合うことができるかもしれません。
＊設備の充実
3つ目は、設備です。
交流会で使う機器や設備がしっかりと揃っているところを選ぶことが大切です。
例えば、スライドや画面を使って発表するコンテンツがあるなら発表するためのステージがあるか、マイクやプロジェクターがあるかどうかを確認するようにしましょう。
また、参加人数に対して収容人数か適切であるかも確認をしましょう。
参加人数が少ないのに会場が広すぎると、なんだかさみしい雰囲気が漂ってしまうかもしれません。
逆に参加人数が多いのに会場が狭すぎると、窮屈で動きづらくなってしまいます。
まとめ
ケータリングで交流会を行う際の会場選びについてのポイントをご紹介しましたが、何かヒントは得られたでしょうか？
多くの人が参加する中で全員のニーズに答えることは難しいと思いますが、交流会を成功させるためには会場を選ぶ際に様々なことを配慮して選択することが重要です。
参加者に良い交流会だったと感じてもらえるように、しっかりと場所選びを行い、ケータリングを利用してみてはいかがでしょうか。
