「幹事を頼まれて引き受けたのはいいが、やることが多くて意外と大変そう」
「同窓会の幹事は初めてで、どんな準備をすれば良いか分からない」
卒業してから住む地域も職業もバラバラな大勢の同級生を取りまとめなければならないので、同窓会の幹事は大変なことが多いです。
しかし、同級生から「同窓会に来てよかった」と思ってもらえる会にすることができれば、みんなの一生の思い出となり、人生においてひとつの大きな役割を果たせることになります。
そこで今回は、初めて同窓会の幹事を任された人に向けて、同窓会の準備についてご紹介します。
① 開催日を決める
参加者の仕事の都合や同窓会の準備期間を考慮して、余裕を持った開催日を設定しましょう。
地方で小規模な同窓会を開催する場合は、年末年始やお盆、ゴールデンウィークなど、連休に合わせた日程にすると集まりやすいでしょう。
② 開催地を決める
地元の馴染みの店や駅前のアクセスの良いところなど、わかりやすく集まりやすい場所を選ぶと良いでしょう。
最近では思い出深い母校の教室や体育館にケータリングを依頼して行う方もいらっしゃいます。
参加者の多くが東京に上京している場合は、集まりやすい中心都市部で行うのも良いかもしれません。
③ 出欠管理
幹事の悩みの種のひとつが出欠確認です。
いくら出欠確認の連絡をしても返信をしてくれない人が必ずいますし、人数が確定したと思ったら直前になってキャンセルする人もいます。
確実な出欠を取るためにも、キャンセル可否の一文や、キャンセルの際のリミット期日などは明確に表記して案内を出しましょう。
④ 会場の選択肢
大人数で同窓会を開催する場合、予算や立地の関係上、理想の会場を見つけることが難しい場合があります。
そこで選択肢の一つとしてオススメなのが、飲食店ではないイベントホールやレンタルスペースなどの会場だけを予約し、食事はケータリングを手配する方法です！
飲食店だけに絞って探すより会場の候補が広がるので、選択肢がかなり増えますよね。
それに、ケータリングならプロのスタッフが食事面だけではなく、会場のセッティングなどさまざまな場面でサポートしてくれるので、幹事の強い味方に♬
希望すれば事前の打ち合わせや試食なども対応してくれるのに、スタッフ派遣料が無料なのは魅力的です！
以上、同窓会の幹事がやるべき準備の流れについてご紹介しました。
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