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「交流会を開くのに適した会場はどんなところ？」

交流会の幹事を任された方にとって、会場選びについては気になるものですよね。

どんな料理を用意するかなど内容の部分にばかりにこだわってしまい肝心の開催場所についてあまり検討がなされていなければ、肝心の会場までたどり着きにくかったり、人数と規模が合っていないなどといった状況にもなりかねません。

そこで今回は、「交流会の会場の選び方」についてご紹介します。

幹事の方は、今回の内容を参考に実際に会場を押さえてみてはいかがでしょうか。

アクセスの良さ

大人数が集まる会の会場選びにおいて、最も重要なことはその会場が集まりやすい場所にあるかどうかです。

近くの利用できる交通機関の数や種類、最寄駅からの距離など、アクセス面での利便性が十分であるかどうかを調べる必要があります。

ホームページを見て、駅から徒歩○分と書いていても、駅から最短距離で到着できる道自体がどこにあるかわかりにくければあまり参考にならないこともあるため注意が必要です。

人数に合った広さ

次に注意すべきことは、広さです。

交流会に参加する人数を正確に把握し、全員が窮屈に感じない適切な広さの会場を選びましょう。

その会の中で演目が行われる予定があれば、その担当者と打ち合わせをし、演目が不自由なく進行できる広さが確保できるかどうか確かめることをおすすめします。

また、せっかくケータリングの料理が準備されていても、広さが窮屈だと料理を積極的に取りに行きにくくなってしまいますよね。

かと言って狭すぎることを恐れて広すぎる会場を押さえてしまうことも注意が必要です。

広い分料金が高くなりますし、広すぎるとスペースが空きすぎて少し寂しく感じます。

適切な予算設定

広さやアクセスの面で問題がなくても、その会場を予約するのに必要なお金があまりに高ければ、実際に予約することは難しいですよね。

大まかに参加する人数を把握し一人当たりいくら程度負担してもらうか、予算を立てておくとよいでしょう。

参加費が高すぎて参加者から不満の声が上がらないよう、妥当な予算の設定をしていきたいものです。

           まとめ

以上、交流会の会場の選び方についてご紹介しました。

初めて幹事をする方にとっては、当日までの準備から、当日の進行、そして参加者を送り出すまで、多くのことに気を配る必要があります。

しっかりと事前に計画を立て、無事に成功するように備えたいものですね。

料理の手配には、準備から片付けまで行ってくれるケータリングがおすすめです。

ケータリングをご検討の際は、是非一度私たちスタイリッシュ・デリ東京にご相談ください。

料理のご提案は勿論ですが、経験豊富なスタッフが会場探しのご相談にも承ります。

同窓会の幹事になったあなた。

「みんなと久しぶりに会える貴重な機会だから思い出に残る同窓会にしたい！でも、正直不安…。どうすればみんなが楽しめる同窓会にできるのだろう？」

今回は、そんな不安を抱える幹事様の不安を解消しサポートをしてくれる、ケータリングサービスの利用の流れついてお話します。

ケータリング利用の流れ

まずは、ケータリング会社に同窓会の開催日時、参加人数、予算、希望プラン、その他の要望などを伝えます。

そのご要望をもとに担当スタッフが仮見積もりを作成します。

そしてその仮見積もりをもとに料理プランを決定していきます。

この時、「予算の都合上でプランを変更したい」「料理を1品変更したい」「備品をレンタルしたい」など、細かいご要望があれば再度お伺いし変更させていただきます。

また、「どんな料理を出せば良いのか分からない」という方には、スタッフより最適なプランのご提案もさせていただきます。

ご希望があれば無料の試食のサービスも行っていますので、お気軽にお申し付けください。

実際に同窓会で出るメニューを食べられるのは、料理の味も確認できて安心ですよね！

あとは同窓会当日の料理の搬入経路の確認や準備スペースの確認、パーティーレイアウトの確認など、当日にミスがないよう入念に確認をします。

同窓会当日から終了までの流れ

同窓会当日は、幹事様には同窓会の司会進行に尽力していただきたいので、会場の設営、料理のセッティング、後片付けなど、同窓会の進行とは別の裏方作業はケータリングスタッフが行います。

再確認としてレイアウトの確認や、乾杯ドリンクの提供のタイミングなど、少し打ち合わせのお時間を頂戴しますが、それ以外は安心してお任せください。

同窓会は普段はなかなか会えない人たちの集まりであるため、幹事様は一人で進めなくてはならないことが多々あります。

そういった状況だからこそ、一人で背負い込まずケータリングスタッフと話し合い、準備を進めてください。

幹事様の気が楽になることはもちろん、経験豊富なスタッフにご相談いただくことでより質の高い同窓会をつくることができますよ。

私たちスタイリッシュ・デリ東京は、幹事様からのご相談をお待ちしております。

特別な日に特別な空間を演出をし、大切なパーティーをご提供させていただきます。

見積もりだけでもOK！

相見積もりでもOK！

他社とどんどん比較してください！

私たちは幹事様一人ひとりのニーズに合わせたサービスの提供を心掛けています。

懇親会の幹事の方の中で、ケータリングを使って懇親会をより楽しくしようと考えている方はいらっしゃいませんか？

しかし、ケータリングを初めて使う方や、それほど使ったことがない方によく見られる誤解があります。

こういった誤解は時に取り返しのつかないトラブルに繋がってしまいます。

皆様にはこういった誤解を絶対にして欲しくないため、今回はケータリング利用時の注意点をお伝えします。

この記事を最後まで読んでいただき、何のトラブルもなく懇親会を成功させてください。

サービスそのものに対する誤解

ケータリングは料理の提供だけでなく、会場の準備、料理の配膳、片付け・撤収まで行ってくれるものだというのは正しい認識です。

ただ、ここで厄介になるのは、費用やサービスそのものの認識のずれです。

サービス自体は大体どこの会社に委託しても変わらないことが多いのですが、提示されている値段は、自分が欲しいサービス全てを含んだ値段なのか、それともスタッフの派遣費などの別途費用が請求されるものなのかという点には注意が必要です。

また、プランに含まれていると思っていたサービスが実際は付いていなくて、当日そのサービスを利用できなかったということも起こり得ます。

自分が思っていた費用と請求された費用が異なっていると、幹事様が赤字になったり、幹事様が多めに取りすぎているなどと文句を言われたりする可能性もあるため、ケータリング会社の人と綿密に連絡を取り、利用するサービスの全体を正確に把握するように心がけましょう。

ケータリングと出前の誤解から生じる問題

ケータリングの中身については正しい認識をしていても、出前と似ているという認識から生じる問題もあるため、いくつかご紹介します。

まず、ケータリングは即日利用できるものではありません。

出前といえば、利用したい日に電話すれば良いという認識がありますが、ケータリングは利用までに前もって予約が必要です。

面倒かもしれませんが、あらかじめ予約を必要とするのには理由があります。

それは、繰り返しケータリング会社の人と打ち合わせをして要望を伝えることで、より満足できるサービスを提供してもらうためです。

キャンセルの料の発生や、利用人数・費用の下限を設けている会社もあるため、それらに関しては利用する前に確認しておくことをおすすめします。

ケータリングを正しく把握して、問題が起きることなく利用できることが、ケータリングを最大限に活かす第一歩になります。

今回は特に失敗しがちな過ちについてお話をいたしました。

ケータリングを利用するときには、以上のことに注意してトラブルにならないように注意しましょう。